常に10人以上の従業員を使用する使用者は、労働基準法第89条の規定に定められるように、就業規則の作成と、所轄労働基準監督署に届け出ることが義務づけられております。
就業規則は、その職場で働く際のルールをまとめたものであり、企業にとっても、そこで働く従業員にとっても非常に大事なものなので、基本的な内容だったり定める際のポイントをチェックしましょう。
今回は、就業規則の基礎知識と主な内容、規則を定める際に押さえておくべきポイントについて解説していきます。
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1.就業規則とは何か？
就業規則とは、労働者の賃金あるいは労働時間のような労働条件に関する事項であったり、職場内の規律などをまとめた規則集を指します。
いわば職場のルールブックとも呼べる存在で、使用者と労働者は両者とも就業規則を遵守しなければいけません。
企業が作った就業規則は所轄労働基準監督署に届け出て、その上で従業員にもその内容を周知させることで初めて意味をなします。
特に周知に関しては必須であり、たとえ届け出ていても、従業員への周知を怠っていると無効とみなされます。
1-1.就業規則を定める必要のある事業所
冒頭で説明したように、就業規則は、常に10人以上の従業員を雇用する使用者の場合、必ず作成と届出を行うことが法律で決められています。
逆に言えば、常時雇用する従業員が9人以下の事業所は、必ずしも就業規則を定めなくても良いということです。
ただ、職場におけるルールを明確にしておかないと、労使間でトラブルが勃発する原因にもなります。
従って、法律上の義務がなくても、就業規則の作成が推奨されています。
2.就業規則がない場合のリスク
就業規則を作成しなかった際に想定されるリスクには、下記のようなものが存在します。
2-1. 罰金に処される可能性がある
常時10人以上の従業員の雇用にもかかわらず、就業規則の作成と届出を怠ると、労働基準法違反で、同法第120条に基づき30万円以下の罰金に処されます。
就業規則の作成や届出期間に関する明確な定めはないですが、労働基準法施行規則では、就業規則の届出について「遅滞なく」行うべきとしているので、常に10人以上の従業員を雇用しだした時点ですぐに就業規則の作成をしないと、罰金対象になる恐れがあります。
2-2. トラブル発生時に不利になる
就業規則がない状態だと、労使間に何らかのトラブルが発生した際に、会社は就業規則に基づいた反論や反証を行えません。
一般的な見地から、従業員側に非があるトラブルの場合も、就業規則がないのを理由に会社側が不利になる可能性が高まります。
2-3. 雇用関係の助成金を受給できない場合がある
国や自治体は、人材を雇用する企業に対して助成金制度を設けています。
助成金制度の利用で、従業員の雇用の際の費用負担を軽減や補填することができます。
ただし、助成金には就業規則の作成や届出を受給要件にしているものもあります。就業規則の作成を怠ってしまうと、受給可能な助成金制度の範囲が狭まり、せっかくの支援が受けられない可能性もあります。
2-4. 懲戒解雇処分ができなくなる
使用者が労働者に厳重注意や戒告、懲戒解雇のような処分を行う場合には、就業規則に基づく根拠が必要です。
就業規則に、あらかじめ、どの事由に対して、どのような処分が下されるかを明記しておかないと、労働者側から不当な懲戒処分だと訴えられる恐れもあります。
そもそも労働契約法第15条および16条では、労働者の懲戒や解雇に関して「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」との記載があります。
ここでいう「客観的に合理的な理由」と「社会通念上相当」は人それぞれ解釈が異なるので、就業規則によってあらかじめ規定しておく必要があります。就業規則がなければ、懲戒解雇の基準があいまいになるので、明確な職務怠慢などが発覚しても処分を下しにくくなります。
3.就業規則の基本的な内容
就業規則の記載事項は、大きく分けて「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」の2つです。
絶対的必要記載事項とは、労働基準法の定めにより、必ず記載が必要な事項で、下記3つの項目がそれに該当します。
1. 始業や終業の時刻、休憩時間、休日、休暇ならびに交代制の場合には就業時転換に関する事項
2. 賃金の決定、計算と支払いの方法、賃金の締め切りおよび支払いの時期ならびに昇給についての事項
3. 退職に関する事項（解雇の理由を含む）
上記3つの項目は、業種や業態に関係無く、就業規則に盛り込まなければなりません。
一方で「相対的必要記載事項」は、事業所で定めをする際に記載が必要な事項のことです。
相対的必要記載事項には下記の8項目があります。
1. 退職手当についての事項
2. 臨時の賃金（賞与）、最低賃金額についての事項
3. 食費、作業用品などの負担についての事項
4. 安全衛生についての事項
5. 職業訓練についての事項
6. 災害補償、業務外の傷病扶助についての事項
7. 表彰、制裁についての事項
8. その他全労働者に適用される事項
退職金や賞与は、支給されて当然のように思われがちですが、実際は相対的記載必要記載事項にあたり、本来は会社の裁量で規定されます。
また、上記の計11項目の他にも、その内容が法令や労働協約に違反しなければ、「任意記載事項」として就業規則に盛り込めます。
4.就業規則を定める際のポイント
就業規則を定める際に、留意すべきポイントを5つご紹介します。
4-1. 就業規則は全従業員に適用されるようにすること
就業規則は正社員のみならず、その事業所で働く全従業員に適用されるように定めることが重要です。
具体的には、契約社員やパート、アルバイトといった非正規雇用者にも適用されるのが前提になります。
ただし、実際には正社員とパート、アルバイトでは業務内容や働き方が異なります。その場合には、正社員に適用される就業規則とは別で、パート・アルバイトなど一部の労働者にだけ適用される就業規則の作成が可能です。
たとえば、パートで働く人であれば「パートタイム労働者就業規則」を別に設け、通常の就業規則とは分けて適用するなどのルールを制定することができます。
その際、別個の就業規則が適用される者は、通常の就業規則の適用外であることを明記し、その範囲を明らかにしておかなければなりません。
4-2. 法令または労働協約に反しない内容にする
就業規則の内容は、労働基準法第92条の規定によって、法令またはその事業所について適用される労働協約に反してはならないと決められています。
労働協約や法令に反する内容が就業規則に制定された際、その部分は無効となり、仮に労使間トラブルで訴訟になったとしても、その権利や効果を主張できません。
就業規則を定める場合には、今一度、労働協約や各種法令の内容を確認し、違反・違法の箇所はないかしっかり確認する必要があります。
4-3. 事業所の実態に合った内容にする
就業規則は絶対的必要記載事項・相対的必要記載事項を合わせるとかなりの数なので、事業所ごとに1からルールを作成するのは難しいでしょう。
そこで厚生労働省では、就業規則のたたき台の「モデル就業規則」を公式サイトで公開しています。
モデル就業規則は法令改正などに応じて随時改定されるので、基盤に活用すれば法律に反しない模範的な就業規則の作成が可能です。
ただし、モデル就業規則は汎用性が高いので、個々の事業所の実状に沿った内容ではありません。モデル就業規則を丸写しすると、事業の実態にそぐわない内容で、労使間でトラブルが発生しやすくなってしまいます。
ベースにモデル就業規則を用いるのは大丈夫ですが、実際の賃金や労働時間等の労働条件、職場のルールなども考慮して、実態に沿った内容の検討・採用が大事です。
なお、就業規則は法改正や時代の変化と共に適宜見直す必要があります。最初に決めたまま、放置せずに、定期的な内容の見直しを行い、常時、最適な状態をキープしましょう。
4-4. わかりやすく、明確な内容にする
就業規則の内容がわかりにくかったり、曖昧な表現の場合、人によって解釈に差が生じ、トラブルの発生要因にもなります。誰が見ても同じ解釈になるよう、就業規則の内容はわかりやすくて明確なものにする必要があります。
就業規則の作成後は、一度複数の人に文面をチェックしてもらい、個々に解釈の違いが生じないか再確認してみるのがオススメです。
4-5. 労働者の代表となる者の意見を聴く
就業規則の作成は使用者（事業主）の義務ですが、使用者の一存で職場のルールの作成や、変更をすると、労働者に不利益が生じるかもしれません。そのため、就業規則の作成時は、労働者の代表の意見を聴き、届出の時に意見書を提出することが法律で決められています。
ここでいう「労働者の代表」は、労働者の過半数で組織される労働組合があるならばその労働組合のことを指します。
労働組合がない場合、もしくは組合員数が過半数に満たない場合は、労働者の過半数を代表する者です。
後者のケースだと、代表者は労働基準法第41条2号に規定する監督や、管理の地位にある者以外の労働者から、代表者の選出を行います。
選出方法は任意ですが、公平を期すため、事業主の指名はできません。
多くの場合は、労働者間投票or挙手、持ち回りなどの方法で決められます。
労働者の代表を選出したら、事業主からの聴取ですが、あくまで意見を聴くのみなので、労働者から反対を受けても、就業規則の内容を直す必要はないでしょう。
もちろん、労使間の合意の上、就業規則を定めるのが最良ですが、全従業員の同意を得るのは現実的には難しいでしょう。従って、労働者代表の意見を参考にしつつも、最後は事業主の判断で就業規則の内容を決めます。
5.就業規則は、労使どちらにとっても健全な環境を作るために必要なもの
就業規則は、常に10人以上の従業員を雇用する使用者が必ず作成する必要がある「職場のルールブック」です。
常時雇用している従業員が10人に満たない事業所は、就業規則を作成する義務はありませんが、明確なルールを持たないまま労働者を雇用すれば、本来、不要なトラブルが頻発しかねません。
就業規則を定めることで、労使間で共通のルールのもと、互いの権利を尊重しながら働けます。
就業規則の作成にはテンプレートも使えますが、内容をきちんと精査し、自社の実態に合ったものになるよう配慮しましょう。
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